In meinem Alltag bearbeite ich sehr viele E-Mail-Nachrichten von Hundetrainern und Hundeschulen. Vermehrt fällt mir hierbei auf, dass meine gesendeten Nachrichten oder Antworten auf Nachrichten des Kunden, mit einem AutoResponder beantwortet werden. Sinngemäß lautet die Botschaft eigentlich immer „Hey, wir haben deine Nachricht erhalten und melden uns bei dir.“ Weiter geht es dann oft mit „Wir melden uns innerhalb von … “ (gut) oder „Ist viel los, wir melden uns irgendwann, Du musst warten.“ (nicht so gut).

Während man über die Inhalte der AutoResponder sicher diskutieren kann, passieren aber im Hintergrund noch einige andere Dinge. Kunden, die es Leid sind, in der Servicewüste West-Europa zu warten, rufen sofort nach eurer automatischen Antwort einen Kollegen an und versuchen dort einen Platz zu erhalten, weil sie davon ausgehen, dass sie, je nach Wortlaut, sowieso nicht so bald einen Platz bei euch bekommen können. – Mindestens genauso wichtig ist aber, was mit euren automatisch gesendeten E-Mails passiert: Diese werden nämlich mit zunehmender Häufigkeit mehr oder weniger ungelesen gelöscht.

Der Kampf gegen den Spam im Internet tobt wie eh und je. Wirklich effektive Maßnahmen werden einfach aus Bequemlichkeit nicht durchgesetzt, da sonst viele Systeme von heute auf morgen nicht mehr funktionieren würden. D.h. die Filter müssen immer schärfer agieren – und vor allem intelligenter. Landen nun bei einem großen Mailprovider, wie z.B. Web.de, T-Online, GMX, Office365 & Co. mehr und mehr Mails von eurem Absender in der Tonne, senkt das die Reputation eurer Mailadresse – oder sogar eurer Domain. Zunächst für den einen Empfänger, nicht selten aber dann für das gesamte Netzwerk.

In Folge davon, landen auch eure echten Antworten und E-Mail-Nachrichten mehr und mehr im Spamordner. Ich konnte dieses Phänomen in meiner eigenen Mailbox live beobachten. Es braucht also gar nicht so viel, um auf den verschiedensten Mailservern als potentiell unerwünschter Absender gelistet zu werden.

Wer dieses Risiko nicht eingehen will, schaltet seine AutoResponder einfach ab und antwortet Kunden und Interessenten einfach innerhalb einer angemessenen Zeitspanne. Wer diese mehr als zwei Tage auf eine Nachricht warten lässt, muss sich um seine Servicequalität – auch ganz ohne automatische E-Mail-Assistenten – ohnehin keine Gedanken machen.

Liebe Grüße